مهارت ارائه مطلب| قسمت اول
مهارت ارائه مطلب، مهارت مورد نیاز همه افراد
در این مقاله ابتدا به تعریف مهارت ارائه مطلب و نکات مربوط به آن می‌پردازیم سپس با تطبیق این موارد با اطلاعات در دسترس راجع به مسابقه "ویلای ترنج" سعی می‌کنیم به آمادگی هرچه بیشتر فینالیست‌های عزیز این مسابقه کمک کنیم.
"طرح تو طرح" با برگزاری مسابقات معماری در بستری با حضور بیش از 6800 معمار و شرکت معماری، ده‌ها طرح و ایده از معماران مختلف برای پروژه شما فراهم می‌کند که می‌توانید با درخواست برگزاری جلسه دفاعیه، طراحان را از نزدیک ببینید و توضیحات ایشان در مورد طرح خود را بشنوید و بهترین تصمیم را برای پروژه‌تان اتخاذ کنید. برای همه پروژه‌های شما اعم از مسکونی، ویلایی، تجاری، اداری و ... و همه نیازهای معماری شما شامل پلان، نما، طراحی داخلی و ... آماده‌ی همکاری با شما و راه‌اندازی مسابقه منحصر به پروژه‌تان هستیم.
مهارت ارائه مطلب و سخنرانی
مهارت ارائه مطلب و مهارت سخنرانی دو مهارت لازم برای کسب موفقیت‌های شغلی و تحصیلی هستند. گاهی این دو مهارت در یک معنا به کار برده می‌شوند اما در اکثر منابع معتبر و حرفه‌ای مهارت سخنرانی را زیر مجموعه‌ای از مهارت ارائه مطلب می‌دانند. شما باید بدانید در هر صحبتی که در جمع دوستان و خانواده و یا همکاران می‌کنید، هر زمان می‌خواهید آشنایانی را متقاعد کنید در رستوران مورد علاقه شما غذا بخورند و یا زمانی که به پیام‌های تبریک تولدتان پاسخ می‌دهید، دارید مطلبی را به مخاطبان خود ارائه می‌کنید. مثال‌های حرفه‌ای‌تر از ارائه مطالب در محل کار یا تحصیل می‌توانند از گزینه‌های زیر باشند؛
سخنرانی در جلسه شرکت در دفاع یا نقد یک طرح جدید
تنظیم یک پروپوزال و صحبت در مورد آن در یک جلسه با مشتری
جلسه معرفی محصول برای مشتریان
سخنرانی آموزشی برای مخاطبان
دفاع از پایان نامه در دانشگاه
ارائه یک پروژه دانشجویی در محیط دانشگاه
تهیه و تنظیم یک مجموعه اسلاید برای معرفی یک نظریه یا ابزار
معرفی طرح یک کسب و کار برای سرمایه گذاران و در راستای کارآفرینی و ایجاد کسب و کار جدید
در ادامه با استفاده از فهرست ارائه شده در سایت متمم، به شرح گام‌های مورد نیاز جهت افزایش مهارت شخصی در ارائه مطالب می‌پردازیم. لازم به ذکر است مطالب تهیه شده در این مقاله نقل به مضمون اما با جمله‌بندی "طرح تو طرح" می‌باشد.
گام اول؛ آشنایی و پذیرش اضطراب ارائه
همه‌ی ما به نوعی و تا حدی دچار اضطراب ارائه هستیم. ممکن است میزان اضطراب و شرایط بروز آن در ما متفاوت باشد اما بالاخره وجود دارد؛ مثلا ممکن است یک نفر با تعریف کردن جوکی در جمع دوستان دچار اضطراب شود و تپش قلبش بالا رود و یکی وقتی در حضور رئیس عامل خود و یا یک وزیر بلند مرتبه مطلبی را ارائه می‌دهد، اضطراب را تجربه کند و کف دست‌هایش عرق کند. در هر دو حالت شخص دچار اضطراب ارائه شده است و این کاملا موضوعی قابل پیش‌بینی و درک است. انسان به طور کلی نسبت به مسائل مبهم احساس عدم اطمینان یا اضطراب می‌کند و هنگام ارائه مطلب که ذاتا از تعامل با انسانان سرچشمه گرفته، مخاطبی خواهید داشت که رفتار و بازخورد وی تحت کنترل شما نیست؛ در نتیجه این مسئله برای شما مبهم و اضطراب‌زا است. باید این موضوع را بپذیرید و در صدد بهبود شرایط برای خودتان باشید؛
استرس خود را بپذیرید، درک کنید و مهارت‌های خود را در مدیریت استرس افزایش دهید.
برای افزایش مهارت ارائه مطلب خود تلاش کنید. هر چه قدر با تمرین تسلط بیشتری بر ارائه خود داشته باشید، با اعتماد به نفس بیشتری صحبت خواهید کرد و حتی اگر دچار اضطراب شوید، مخاطبان سخت‌تر متوجه آن خواهند شد.
تسلط کلامی خود را افزایش دهید. هنگام ارائه مطلب باید بتوانید از کلمات درست و جملات زیبا استفاده کنید، صدایتان واضح باشد و نسبت به صحت گفت‌وگوی خود اطمینان داشته باشید. همچنین باید بتوانید موضوع ارائه خود را که احتمالا پاسخ به پرسش مخاطبان‌تان است، در شفاف‌ترین حالت بیان کنید.
تلاش کنید تا اعتماد به نفس‌تان بالا رود. هرچه با اعتماد بیشتری به خود صحبت کنید و یا مطلبی را ارائه دهید، مخاطبان با اعتماد بیشتری به مطلب شما دقت می‌کنند و سخنان‌تان را گوش می‌دهند.
گام دوم؛ سبک مورد نیاز و سبک مورد علاقه خود را بدانید.
هر انسانی آگاهانه یا ناآگاهانه از یک سبک بیشتر از باقی هنگام ارائه مطلب خود استفاده می‌کند. ما باید سبک‌های متفاوت ارائه را بدانیم و با توجه به مطلبی که می‌خواهیم ارائه دهیم، بهترین و راحت‌ترین سبک را برای خود برگزینیم. ارائه می‌تواند در قالب‌های زیر باشد؛
ارائه مطلب به عنوان یک سخنران انگیزشی
ارائه مطلب به عنوان یک معلم (در شکل مکتوب یا شفاهی یا فایل صوتی یا هر شکل دیگر)
ارائه مطلب به عنوان یک مشاور (در قالب ارائه چند راهکار و کمک به طرف مقابل برای انتخاب مناسب‌ترین راهکار)
معرفی یک محصول در یک جمع عمومی یا به یک مشتری خاص (به عنوان یکی از زیرمجموعه‌های مهارت فروش)
سخنرانی رسمی در یک جلسه رسمی
گام سوم؛ شنونده خوبی باشید!
شاید از خود بپرسید شنونده بودن در ارائه مطلب چه تاثیری دارد؟ منظور ما از شنیدن در اینجا تنها گوش سپردن به صحبت مخاطبین شما نیست؛ بلکه باید توانایی مشاهده رفتار غیر کلامی وی و شنیدن پیام‌های حاشیه‌ای را هم داشته باشید. اگر شما شنونده خوبی باشید از دریافت پیام‌های ارسالی از مخاطب، می‌توانید راجع به روند ارائه مطلب خود بازخورد بگیرید و در صورت نیاز، راجع به تغییر موضوع بحث و یا سرعت ارائه تصمیم بگیرید.
گام چهارم؛ آماده‌سازی‌های اولیه برای ارائه مطلب
شما برای اینکه متوجه شوید برای ارائه مطلب آمادگی اولیه را دارید یا خیر بهتر است به سوال‌های زیر پاسخ دهید و اگر جواب یکی از آن‌ها را نمی‌دانید، مطمئن باشید که هنوز آمادگی ارائه را ندارید.
هدف ارائه من چیست؟
آیا قرار است به مخاطبان خود اطلاعات جدیدی بدهید؟ آیا قرار است محصولی را به ایشان بفروشید؟ نتیجه مطلوب شما پس از اتمام ارائه‌تان چیست؟
مخاطب من چه شخص یا اشخاصی هستند؟
هرچه مخاطب خود را بهتر و بیشتر بشناسید، شانس موفقیت‌تان در ارائه مطلب خود بیشتر می‌شود. بدانید که مخاطبان‌تان در چه حیطه کاری فعالیت می‌کنند، حدود سن آن‌ها چند است و تا چه حد نسبت به اطلاعات ارائه شما احاطه دارند. با پاسخ به این سوال می‌توانید خود را برای اتفاقات احتمالی آماده کنید.
پیام کلیدی در این ارائه چیست؟
بدانید مهم‌ترین نکته ارائه‌تان چیست و آن را در چه زمانی و به چه شکلی می‌خواهید بیان کنید. همچنین در نظر داشته باشید که هر مطلبی که ارائه می‌دهید باید در ارتباط با پیام کلیدی شما و به شکلی، حمایت‌کننده آن پیام باشد.
آیا فهرست نکات، مطالب و اطلاعاتی که در این ارائه نیاز دارم را تهیه کرده‌ام؟
آماده کردن این فهرست سبب می‌شود اطلاعاتی که دارید، دسته‌بندی شود و در ذهن‌تان مرتب شود تا در هنگام ارائه نکته‌ای را جا نیندازید. همچنین با این کار، می‌توانید نقاطی را که در آن ضعف اطلاعاتی و دانشی دارید پیدا کنید و قبل از ارائه، این ضعف‌ها را برطرف کنید.
آیا ساختار ارائه را می‌دانم؟
ساختار ارائه شامل هر موردی ست که مستقل از مطلب شما، جلسه ارائه‌تان را تشکیل می‌دهد، یعنی؛ مخاطب شما، زمان ارائه، تجهیزاتی که در اختیار دارید مانند ویدئو پروژکتور، تبلت، لپ‌تاپ و ...، سرمایش و گرمایش مکان، گنجایش مکان ارائه و ... قبل از زمان ارائه‌تان در مکان حضور پیدا کنید و همه شرایط را بسنجید. اگر حتی جلسه‌تان به صورت آنلاین و از خانه است، دوربین گوشی یا لپ‌تاپ خود را در محل مورد نظر قرار دهید و اطمینان حاصل کنید که صحنه پشت سر شما مناسب جلسه است، سکوت مورد نیازتان در این زمان تامین می‌شود و هر چیزی که در طول ارائه مطلب‌تان به آن نیاز پیدا خواهید کرد در دسترس‌تان قرار گرفته است.
گام پنجم؛ ترسیم نقشه‌های مفهومی Concept Map
نقشه مفهومی با نقشه ذهنی یا Mind Map متفاوت است. در نقشه مفهومی باید مشخص کنید که چه مفاهیمی با چه ترتیب‌هایی باید گفته شود. همچنین باید مسیر اصلی این نقشه را با مفاهیم کلی و اصلی مطلب خود تنظیم کنید و با اضافه کردن مسیر‌های فرعی، مطالب حمایت‌کننده‌ی مفاهیم اصلی را ذکر کنید. به این شکل تقدم و تاخر مطالب ارائه در ذهن‌تان مرتب‌تر می‌شود و همچنین، تصویر شفاف‌تری نسبت به روند ارائه خواهید داشت.
گام ششم؛ انتخاب استراژی عرضه‌ی بحث
به طور کلی می‌توان نحوه ارائه مطالب را در دو دسته قرار داد. یک روش مدل افزایشی و یا از پایین به بالاست؛ یعنی در ابتدای صحبت مجموعه‌ای از اطلاعات را بیان می‌کنید و شروع به حرکت در مسیر رسیدن به موضوع نهایی می‌کنید. روش دوم، روش خرد کردن مطلب و یا از بالا به پایین است؛ یعنی در ابتدا کلیت بحث را مطرح می‌کنید و سپس به بررسی تدریجی جزییات مطلب‌تان می‌پردازید.
اینکه کدام روش را برای ارائه مطلب خود انتخاب می‌کنید بستگی به موضوع شما، مخاطبان موضوع و همچنین توانایی و ویژگی‌های شخصیتی شما دارد اما در انتخاب روش ارائه بسیار دقت به خرج دهید. این که چه طور به ارائه مطلب‌تان بپردازید می‌تواند سرنوشت یک ارائه شکست‌خورده را به یک ارائه موفق و یا بالعکس تبدیل کند.
گام هفتم؛ تولید محتوا
تولید محتوا با توجه به موضوع مطلب مورد ارائه، تجهیزات مکان ارائه، نحوه ارائه شما و ... می‌تواند محدوده بسیار گسترده‌ای را شامل شود، از تدوین یک ویدئو مخصوص تفهیم بهتر مطلب‌تان گرفته تا یک صورت‌جلسه ساده. اما بدانید که هر چه محتوای مفید و با کیفیت بیشتری تولید کنید که قابل ارائه (حتی ارائه دائم) به مخاطبان‌تان باشد احتمال یادآوری مطلب‌تان در آینده در ذهن مخاطبان بیشتر می‌شود.
گام هشتم؛ مدیریت زمان
مدیریت زمان در ارائه مطلب یکی از اصلی‌ترین موارد موفقیت یا عدم موفقیت شماست. مدیریت زمان در ارائه مطلب یعنی شما بدانید چه قدر زمان برای ارائه مطلب خود در اختیار دارید و اگر به هر دلیلی این زمان تغییر کند، توانایی مدیریت جلسه به نحو احسن را داشته باشید. فرض کنید زمان از پیش‌تعیین شده برای ارائه مطلب شما X دقیقه است. شما باید بتوانید در این زمان، پیام کلیدی، مفاهیم کلیدی و مفاهیم حمایت‌کننده پیام کلیدی را بیان کنید، همچنین باید جواب سوال مخاطبان خود را بدهید. پس باید برای ارائه مطلب کامل در X دقیقه آماده باشید. اما اکثر اوقات زمان واقعی ارائه کمتر از زمان تعیین شده است و حتی گاهی پیش می‌آید که مثلا به دلیل تاخیر یکی از مخاطبین، شما باید منتظر حضور آن شخص شوید و نهایتا، زمانی که در اختیار دارید از زمان از پیش‌تعیین شده بیشتر می‌شود. همانقدر که عدم ارائه مطالب کلیدی در ارائه به دلیل ضیغ وقت از نظر مخاطبین منفی تلقی می‌شود، سکوت شما در صورت افزایش زمان و عدم آمادگی برای انتقال مطالب بیشتر یا با جزییات بیشتر هم منفی است. راه‌حلی که اکثر سخنرانان حرفه‌ای استفاده می‌کنند روش آماده‌سازی 4 نسخه ارائه است. یعنی ارائه‌دهندگان هنگام آماده سازی و تنظیم نقشه مفهومی خود، در 4 زمان X، X/2 ، X/4 و 3X/2 آماده می‌باشند.
گام نهم؛ ارائه شفاهی
تقریبا در همه ارائه‌ها، بخشی از زمان ارائه به ارائه مطلب شفاهی پرداخته می‌شود. بالتبع افزایش مهارت ارائه شفاهی به حرفه‌ای تر شدن ارائه مطلب شما کمک خواهد کرد. برخی از بحث‌هایی که زیرمجموعه مهارت ارائه شفاهی قرار می‌گیرند و باید با تمرین به تسلط بیشتری از آن ها برسیم، به شرح زیر هستند:
- مهارت آغاز کردن بحث
- مهارت سخنوری و تسلط کلامی
- فن بیان
- تسلط بر صدا و لحن
- زبان بدن و ارتباط غیرکلامی
- انتخاب پوشش ظاهری مناسب
- مهارت داستان گویی
- مدیریت حافظه و به خاطر سپردن درست مطالب و موضوعات
- استفاده از ابزارهای همراهی بصری (Visual Assistants)
- استفاده به موقع و مناسب از پشتیبان‌ها یا Supporting Materials
گام دهم؛ مدیریت بحران‌ها و آشنایی با خطاهای رایج در ارائه مطلب
چه اتفاقاتی ممکن است رخ دهد که از کنترل شما خارج است اما باید بتوانید آن را مدیریت کنید تا ارائه مطلب موفقی داشته باشید؟
ریختن آب روی نوشته‌ها و یا لپ‌تاپ‌تان
گیر کردن در ترافیک در مسیر رسیدن به مکان ارائه
کثیف شدن لباس
اختلال در نرم‌افزارهای مورد نیازتان در ارائه
لیستی از اتفاقاتی که ممکن است رخ دهد و در روند ارائه‌تان اختلال ایجاد کند، یادداشت کنید و برای هر کدام راه‌حلی بیاندیشید. برای مثال، برای جلوگیری از تاخیر به دلیل گیر کردن در ترافیک یا پیدا کردن جای پارک، ربع ساعت زودتر در محل حضور داشته باشید یا از آژانس و اسنپ استفاده کنید. همچین از تمامی محتواهای ارائه‌تان نسخه پشتیبان داشته باشید.
همچنین از خودتان بپرسید در هنگام ارائه ممکن است دچار چه خطاهایی شوید؟ چه راه‌حل‌هایی برای آن خواهید داشت؟
به هم خوردن تمرکز با زنگ خوردن موبایل‌تان
عدم اطلاعات کافی راجع به سوالاتی که ممکن است مخطبان بپرسند
عدم تمرکز بر حالات چهره و یا پوزیشن نشستن و ایستادن
اگر پاسخ این چالش‌ها را بدانید، می‌توانید هنگام ارائه با مدیریت صحیح زمان و تمرکزتان، بهترین ارائه مطلب ممکن را داشته باشید.
در قسمت بعدی، اختصاصا به مهارت ارائه مطلب در جلسات دفاعیه "طرح تو طرح" خواهیم پرداخت و اطلاعاتی از جلسات به شما خواهیم داد که برای مدیریت جلسه بسیار به کار شما خواهند آمد. با ما همراه باشید.
برای ارتباط با کارشناسان طرح تو طرح و دریافت مشاوره، روی دکمه زیر کلیک کنید.
دیدگاهی برای این مطلب ثبت نشده است